Onboarding, czyli wdrażanie nowych pracowników, jest tematem szeroko omawianym. Każdy z nas, dołączając do nowej firmy, musiał nauczyć się jej procesów, systemów i zasad. Czasami czuliśmy się odpowiednio zaopiekowani, a czasami zostawieni sami sobie.
Jeśli jednak spojrzymy na pracownika jak na klienta, który ocenia naszą firmę, onboarding zyskuje nowy wymiar. Nie wystarczy już tylko zapewniać o naszej świetności; trzeba umożliwić nowym pracownikom szybkie poczucie tego, jak dobrze mogą się u nas czuć.
Onboarding to nie lista zadań do odhaczenia
Definicja
Onboarding to termin oznaczający wdrażanie nowych pracowników do organizacji. Proces ten ma na celu zaznajomienie nowych członków zespołu z firmową kulturą, procedurami, zadaniami i współpracownikami. Onboarding obejmuje różne elementy, zarówno formalne, jak i nieformalne, mające na celu ułatwienie adaptacji nowych pracowników i umożliwienie im efektywnego rozpoczęcia pracy.
Co ja tu robię?
Onboarding dla nowego pracownika to suma pierwszych doświadczeń: pierwszy kontakt z menadżerem, HR, biurem, systemami i zespołem. To czas intensywnych emocji, potwierdzania słuszności decyzji, niepewności i stresu. To także moment weryfikacji obietnic z rekrutacji. W ciągu pierwszych tygodni pracownicy oceniają kulturę organizacyjną, a zmiana ich początkowych wrażeń może zająć sporo czasu.
Większość firm dobrze organizuje formalne aspekty onboardingu, jak przekazanie informacji o misji, wizji, kulturze i zapewnienie dostępu do niezbędnych narzędzi. Ale czy dbamy o to, by nowy pracownik czuł się mile widziany i zaangażowany? Podobnie jak w Customer Experience, warto spojrzeć na onboarding oczami nowych pracowników. Sprawdźmy, jakie mają obowiązkowe szkolenia i spotkania, jak długo czekają na sprzęt, czy procesy są intuicyjne i jakie komunikaty otrzymują. Drobne niedopatrzenia, jak przestarzałe powiadomienia, mogą wpłynąć na ich pierwsze wrażenie.
Nie marnuj czasu i pieniędzy włożonych w rekrutację
Badanie Paychex z 2022 roku ujawnia, że tylko 52% nowych pracowników jest zadowolonych z onboardingu. 32% uznaje proces za skomplikowany, a 22% za źle zorganizowany. Najgorzej wypadają pracownicy małych firm (66%) oraz zdalni (63%). Niskie zadowolenie wpływa na mniejsze zaangażowanie i większą skłonność do zmiany pracy, przy czym 50% nowych pracowników rozważa odejście, a liczba ta rośnie do 80% w przypadku źle przeprowadzonego onboardingu. Z kolei tylko 7% pracowników zadowolonych z onboardingu myśli o zmianie pracy. Wnioskując, dobry onboarding ma kluczowy wpływ na rotację, zwłaszcza w początkowych miesiącach. Dlatego warto inwestować w solidny proces wdrożeniowy, aby nie marnować wysiłku i kosztów związanych z rekrutacją
Przespaceruj się w butach swojego pracownika
1. Audyt procesu onboardingu
Aby skutecznie wprowadzać zmiany, musimy najpierw zrozumieć, jak wygląda obecny proces. Dla kadry menedżerskiej i doświadczonych pracowników osobiste zanurzenie się w onboardingu może być pouczające. Proces ten zaczyna się znacznie wcześniej niż pierwszy dzień pracy.
- Analiza systemów i technologii: Sprawdź, jakie notyfikacje otrzymują nowi pracownicy i jak działa proces pre- i onboardingu. Czy sprzęt i dostęp do systemów są zapewniane na czas?
- Kultura: Czy nowi pracownicy mają okazję poznać naszą kulturę organizacyjną i strategię firmy, czy tylko oglądają prezentacje? Czy znają produkty firmy i jej unikalne środowisko pracy?
- Brak dedykowanej jednostki – patrząc na rynek pracy, zauważam rosnące zainteresowanie tworzeniem zespołów odpowiedzialnych za tzw. Employee Experience. Gdy jednak przyjrzymy się bliżej ich zadaniom, często sprowadzają się one jedynie do organizacji wydarzeń dla pracowników lub zarządzania badaniami zaangażowania. Brakuje centralnego punktu odpowiedzialnego za całościowe podejście do tematu – począwszy od strategii budowania zaangażowania, przez analizę wyników i wskaźników z różnych procesów, aż po komunikację wniosków i działań. Owszem, zaangażowanie jest wspólną odpowiedzialnością, ale musi istnieć miejsce, które będzie kierować tym procesem i dostarczać niezbędne dane oraz rekomendacje do działania.
- Obciążenie zadaniami: Oceń liczbę szkoleń, spotkań i zadań, które spadają na nowego pracownika. Czy są one możliwe do przyswojenia w rozsądnych ramach czasowych?
- Interakcje i atmosfera: Zwróć uwagę na postawy osób zaangażowanych w onboarding. Od rekrutera po współpracowników – ich postawy mogą albo łagodzić stres, albo wywoływać wątpliwości co do słuszności decyzji o dołączeniu do firmy.
2. Analiza dodatkowych danych
Po audycie warto pogłębić analizę, aby uzyskać pełniejszy obraz i zaplanować kompleksowe zmiany.
- Rotacja pracowników: Sprawdź wskaźniki rotacji w pierwszym roku zatrudnienia. Kiedy występują największe skoki i w jakich działach?
- Exit Interviews: Analizuj wyniki rozmów wychodzących pod kątem onboardingu. Jakie są najczęstsze skargi i braki? To źródło wiedzy o obszarach do poprawy.
- Ankiety oceniające: Przeanalizuj odpowiedzi w ankietach dotyczących szkoleń wstępnych i onboardingu, jeśli takie są dostępne.
3. Przebudowa procesu
Na podstawie zebranych wniosków przystąp do przebudowy onboardingu. Uwzględnij doświadczenia i emocje pracowników (Employee Experience), które chcesz wywołać.
4. Zacznij mierzyć
Jeśli zdecydowaliśmy się na pogłębioną analizę onboardingu, warto teraz zacząć precyzyjnie mierzyć satysfakcję pracowników na różnych etapach procesu. Gromadzenie danych pozwoli na skuteczniejsze dostosowanie procesu wdrożeniowego do potrzeb i oczekiwań.
5. Liderzy
Każda interakcja z menedżerem wpływa na zaangażowanie pracownika, dlatego liderzy są kluczowi w onboardingu. Badania Gallupa pokazują, że lider odpowiada za 70% poczucia zaangażowania. Menedżerowie muszą potwierdzać obietnice z procesu rekrutacji i być spójni w swoim zachowaniu. Ich zadaniem jest jasno komunikować rolę i przyszłość nowego pracownika. Upewnijmy się, że liderzy są dobrze przygotowani do onboardingu i potrafią tworzyć pozytywne doświadczenia pracowników.
Masz kilka szans na zrobienie dobrego wrażenia
Onboarding, zwłaszcza na początku, przypomina pierwszą randkę – chodzi o to, by sprawdzić, czy pasujemy do siebie, czy dobrze nam się razem spędza czas. Tak jak w relacjach międzyludzkich, także w pracy ważna jest atmosfera. Oczywiście przyjdzie czas na konkrety, zadania, procesy i cele, jednak jeśli nie zadbamy o atmosferę na początku naszej „znajomości” do tego etapu możemy nie doczekać. Albo doczekać, ale z zestresowanym, zniechęconym i przytłoczonym świeżym pracownikiem na pokładzie.
Na szczęście w onboardingu mamy kilka okazji, by zbudować pozytywne doświadczenie: rozmowa z rekruterem, etap między ofertą a rozpoczęciem pracy, poznawanie firmy, szefa i zespołu oraz poznanie narzędzi pracy. Każdy z tych momentów to osobne doświadczenie. Nawet jeśli jeden z etapów nie wypali, mamy kolejne szanse, by poprawić wrażenie. Kluczem jest zmapowanie etapów onboardingu w firmie i zarządzanie nimi, dbając o efektywność oraz pozytywne doświadczenie pracownika.
The Perks and Challenges of People Management – Gallup Article
